Organizzarsi al meglio per non farsi trovare impreparate.

Come promesso eccomi qui a scrivere questo post per condividere con voi  le mie piccole strategie per organizzare il lavoro. Niente di particolare, probabilmente sono gli stessi stratagemmi che usate voi ma visto che in tante mi scrivete per avere consigli eccoli qui nero su bianco. 

Qualche giorno fa ho cercato nel web un'agenda scaricabile gratuitamente e ho trovato questa qui. Non l'ho stampata tutta, ho preso solo le cose che mi interessavano, vedete voi quali pagine sono più adatte al vostro lavoro. Ho preso un semplice raccoglitore in plastica a cui ho attaccato l'immagine del mio blog che ho stampato su carta adesiva, giusto perchè mi piace avere tutto coordinato.

Che abbiate tanto o poco lavoro è bene organizzare tutto per bene, vi assicuro che vi faciliterà moltissimo ed eviterete inutili perdite di tempo. A volte si pensa di avere ogni cosa sotto controllo, si evita di prendere appunti e di segnarsi le cose e così si finisce inevitabilmente con scordarsi qualcosa e ritrovarsi all'ultimo a fare le corse.

Come prima cosa è bene stampare la sintesi dell'anno che sta per iniziare, così si ha ben chiaro come sono disposte le varie festività, ponti ecc, soprattutto se avete in mente di partecipare a fiere o festival (quest'anno per me ci saranno tante tappe!).

Altra cosa importantissima da mettere nero su bianco sono i goals che volete raggiungere nei prossimi 12 mesi. Credetemi se vi dico che scrivere gli obiettivi che si vogliono raggiungere funziona molto molto di più piuttosto che tenere le idee solo nella nostra mente. Ancora meglio sarebbe far leggere questi traguardi desiderati a qualcuno, che sia il vostro fidanzato, la mamma o i vostri folllowers. In questo modo poi sarà più difficile farsi prendere dalla pigrizia e tirarsi indietro, quel che è detto è detto, ci si sente in dovere di portarlo a termine (provare per credere). Segnate poi almeno indicativamente il periodo dell'anno in cui vorreste raggiungere ogni goal, così eviterete di affollare una stagione di impegni e magari lasciare vuote le altre.

A questo punto dipende da voi come organizzarvi ulteriormente: agenda mensile? Settimanale? Giornaliera? Io ormai sono rodata così, mi organizzo la to do list settimanale, dividendo un foglio con i giorni della settimana e le cose da fare. Di solito dal lunedì al mercoledì mi dedico ai quiet books, sono la cosa più impegnativa e quindi preferisco farli subito, della seria via il dente via il dolore. Il mercoledì è la giornata in cui prenoto il corriere che poi passerà il giovedì. In tutti gli altri momenti liberi della settimana metto gli ordini restanti da portare a termine. Quando prendo le prenotazioni le divido per settimane, ad ogni persona che mi scrive do la data in cui spedirò il suo pacco e gestisco tutto considerando il giovedì come giorno cardine della settimana. Ovviamente questo è il mio metodo, che non per forza deve andare bene anche per voi. L'unica cosa importante è dare ogni volta una data precisa (almeno la settimana) a chi richiede un nostro prodotto/servizio e rispettarla sempre, cascasse il mondo. Non cominciate a ragionare concedendovi uno strappo alla regola oggi e uno domani perchè è la fine, non uscite più dal tunnel della procrastinazione. Nella vostra to do list indicate anche impegni che esulano dal vostro lavoro, ad esempio se dovete andare in posta a pagare una bolletta o se dovete andare ai colloqui dei bimbi, perchè anche queste azioni portano via tempo e bisogna conteggiarle quando si compila l'agenda.

Nel mio caso poi, che spesso e volentieri ho ordini un po' complessi, con tanti dettagli e particolari da segnare, prendo nota di tutto in un quaderno a parte. Nello specifico per ogni scheda cliente indico:

-data di consegna

-nome cliente

-contatto (FB o e-mail)

- descrizione ordine

-spazio per indicare se l'ordine è stato portato a termine e se è stato pagato.

Questo è tutto, niente di complesso come vedete ma più che sufficiente per lavorare in modo efficiente. 

Sono stata abbastanza esaustiva? Se avete altri dubbi scrivetemi pure un'e-mail, sarò ben lieta di rispondervi.

Buon lavoro!

Sara